Gestão de milhas para empresas: como reduzir custos com estratégia

Toda empresa concentra uma parte do orçamento em despesas recorrentes, como viagens, sistemas, fornecedores e outros custos operacionais. 

A gestão de milhas para empresas consiste em organizar esses pagamentos, os cartões de crédito e os programas de fidelidade para acumular pontos de forma planejada e utilizá-los conforme os objetivos do negócio, desde que as despesas e as formas de pagamento sejam elegíveis para esse acúmulo.

Uma estratégia bem estruturada permite concentrar despesas, acompanhar a validade dos pontos, aproveitar campanhas de transferência e definir o momento mais vantajoso para utilizar as milhas. 

O resultado é um processo organizado que ajuda a reduzir custos com viagens corporativas, melhorar o aproveitamento dos recursos financeiros e aumentar o retorno sobre despesas que já fazem parte da operação.

O que é gestão de milhas para empresas?

Gestão de milhas para empresas é o processo de planejar, acumular, acompanhar, transferir e utilizar pontos e milhas gerados a partir de despesas empresariais elegíveis. 

O objetivo é organizar esse patrimônio para reduzir custos com viagens corporativas, aproveitar campanhas promocionais e aumentar o retorno sobre gastos que fazem parte da operação.

Embora os termos sejam usados como sinônimos, pontos e milhas não são exatamente a mesma coisa. 

Os pontos costumam ser acumulados em cartões de crédito e programas de recompensas de bancos. 

As milhas, por sua vez, correspondem ao saldo disponível nos programas de fidelidade das companhias aéreas, normalmente após a transferência desses pontos.

Acumular pontos não significa, por si só, fazer uma gestão de milhas. A gestão envolve definir quais despesas serão concentradas, escolher cartões e programas compatíveis com o perfil da empresa, acompanhar a validade do saldo, aproveitar campanhas de transferência bonificada e decidir o melhor momento para utilizar as milhas.

Essa estratégia também não consiste em aumentar as despesas para gerar mais pontos. O foco está em organizar pagamentos já previstos, considerando fatores como custos envolvidos, formas de pagamento aceitas, regras dos programas de fidelidade, prazo de validade dos pontos e finalidade das milhas dentro do planejamento da empresa.

Como a gestão de milhas ajuda a reduzir custos da empresa?

A gestão de milhas reduz custos porque organiza a forma como a empresa acumula e utiliza pontos gerados por despesas elegíveis. 

O benefício não está no acúmulo em si, mas nas decisões tomadas ao longo do processo, desde a escolha dos cartões até o momento de emitir uma passagem ou transferir pontos para um programa de fidelidade.

Redução do desembolso com viagens corporativas

Quando a empresa acumula milhas de forma planejada, parte das passagens pode ser emitida com o saldo disponível nos programas de fidelidade. 

Isso diminui o valor desembolsado em viagens corporativas e permite direcionar esses recursos para outras necessidades da operação.

O resultado depende de fatores como o volume de despesas elegíveis, a quantidade de milhas acumuladas, a disponibilidade de emissões e o planejamento das viagens.

Melhor aproveitamento do fluxo financeiro

A gestão de milhas aproveita despesas que já fazem parte da rotina da empresa. Em vez de criar novos gastos para obter benefícios, a estratégia organiza pagamentos, cartões e programas de fidelidade para aumentar o retorno sobre despesas que já seriam realizadas.

Quando parte das viagens é emitida com milhas, uma parcela do orçamento prevista para passagens permanece disponível no caixa, ampliando a flexibilidade financeira da empresa.

Maior previsibilidade no planejamento

A empresa que acompanha o acúmulo de pontos, a validade das milhas e o calendário de viagens consegue planejar emissões com mais antecedência. Esse controle reduz decisões de última hora e facilita a estimativa dos recursos disponíveis para deslocamentos ao longo do ano.

Também fica mais simples avaliar se vale a pena utilizar as milhas em uma viagem específica, aguardar uma campanha de transferência bonificada ou reservar o saldo para períodos em que as tarifas costumam ser mais altas.

Quais gastos empresariais podem gerar pontos?

A gestão de milhas para empresas começa pela identificação das despesas que podem gerar pontos ou milhas. 

Nem todo pagamento é elegível, já que o acúmulo depende da forma de pagamento utilizada, das regras do cartão de crédito e das políticas da instituição financeira.

Entre as despesas que podem fazer parte dessa estratégia estão:

• Passagens aéreas e hospedagens;

• Combustível, quando o pagamento é elegível para acúmulo;

• Assinaturas de softwares e sistemas;

• Publicidade e marketing;

• Materiais e suprimentos;

• Serviços contratados de fornecedores que aceitam pagamento por cartão de crédito;

• Despesas recorrentes da operação compatíveis com as regras do cartão utilizado.

O primeiro passo é mapear os gastos da empresa e identificar quais deles podem ser concentrados em meios de pagamento que acumulam pontos. 

A partir desse diagnóstico, fica mais fácil entender como transformar os gastos da empresa em uma nova fonte de receita com milhas, utilizando uma estratégia alinhada aos objetivos do negócio.

Como estruturar uma estratégia de gestão de milhas?

Uma estratégia de gestão de milhas funciona como um processo contínuo. Não basta acumular pontos. 

É preciso organizar as despesas elegíveis, definir critérios para o acúmulo, acompanhar oportunidades de transferência e utilizar as milhas de acordo com os objetivos da empresa.

No Milhas & Gestão, por exemplo, esse processo é organizado por meio do método FARM, uma metodologia desenvolvida para ajudar empresas a transformar despesas do dia a dia em viagens, benefícios e oportunidades de redução de custos.

A estratégia envolve quatro etapas:

• Estruturar a base da operação, escolhendo cartões, programas de fidelidade e critérios para concentrar as despesas;

• Maximizar o acúmulo de pontos aproveitando gastos elegíveis e campanhas promocionais;

• Administrar o saldo acumulado para evitar perdas e identificar oportunidades de utilização;

• Utilizar as milhas conforme os objetivos da empresa, seja para viagens corporativas, seja para outras estratégias previstas no planejamento financeiro.

Cada uma dessas etapas possui critérios, ferramentas e processos específicos, que variam conforme a realidade de cada empresa.

O que sua empresa perde quando não existe uma gestão de milhas?

Sem a gestão de milhas, cada compra resolve só o problema do momento, paga o fornecedor, abastece o carro, garante a hospedagem, compra notebooks, cadeiras e mesas, mas para por aí. O dinheiro que poderia retornar como benefício simplesmente não volta.

O prejuízo maior acaba não sendo operacional, é de planejamento. Sem essas informações, o empresário não consegue estimar quantas milhas vai ter daqui a três, seis meses, e já decidir com antecedência quando emitir uma passagem ou reservar o saldo para um período de tarifa mais cara. 

E sem esse acompanhamento, a decisão vira jogo de sorte: ele só descobre quantas milhas tem, ou se ainda tem, na hora de comprar a passagem.

Cartão corporativo ou pessoal: qual faz mais sentido?

Não existe uma resposta única para todas as empresas. A escolha entre cartão corporativo e cartão pessoal depende de fatores como a política financeira da empresa, os limites de crédito disponíveis, os programas de pontos oferecidos, os benefícios de cada cartão e a forma como as despesas são controladas.

Em alguns casos, o cartão corporativo pode facilitar a gestão financeira e a prestação de contas. Em outros, o uso de cartões pessoais, quando realizado em conformidade com as normas fiscais e contábeis, pode oferecer condições mais vantajosas para o acúmulo de pontos. 

Também há empresas que adotam uma combinação planejada de cartões para atender diferentes necessidades operacionais sem comprometer a estratégia de acúmulo.

Independentemente da escolha, um dos principais desafios é evitar a pulverização desnecessária das despesas entre diversos cartões, contas ou responsáveis, sem critérios definidos.

Entre os erros mais comuns estão:

• Utilizar vários cartões de crédito sem uma estratégia para distribuição das despesas;

• Permitir que diferentes setores escolham livremente como realizar os pagamentos;

• Manter cartões com baixa pontuação ou incompatíveis com o perfil de gastos da empresa;

• Escolher programas de fidelidade sem comparar regras, benefícios e possibilidades de utilização;

• Deixar de acompanhar campanhas de transferência bonificada e outras oportunidades de acúmulo.

Concentrar parte dos pagamentos em cartões estrategicamente selecionados pode facilitar o acompanhamento das despesas e evitar a pulverização dos pontos. 

Dependendo da realidade da empresa, entretanto, pode ser mais vantajoso utilizar mais de um cartão para atender necessidades como limites de crédito, categorias específicas de despesas, benefícios distintos ou continuidade operacional. O mais importante é que essa distribuição faça parte de uma estratégia planejada.

Como escolher programas de fidelidade?

A escolha do programa de fidelidade deve considerar a forma como a empresa pretende acumular e utilizar as milhas. 

Em vez de analisar apenas a quantidade de pontos oferecidos, é importante avaliar os critérios que impactam a estratégia no dia a dia.

Antes de decidir, compare aspectos como:

• Companhias aéreas e parceiros disponíveis;

• Prazo de validade dos pontos e das milhas;

• regras para transferência de pontos entre bancos e programas de fidelidade;

• Possibilidade de emitir passagens para terceiros;

• Taxas cobradas em emissões, alterações, cancelamentos ou reativações, quando existirem;

• Disponibilidade de resgate nas rotas utilizadas pela empresa;

• Objetivos da empresa com o acúmulo de milhas;

• Frequência real de utilização das milhas.

A escolha também deve considerar a rotina da empresa. Um programa que oferece boas condições para quem viaja com frequência pode não ser a melhor opção para empresas que utilizam as milhas apenas em situações específicas.

A revisão da estratégia deve ser periódica e também ocorrer sempre que houver mudanças relevantes nas regras dos programas, nos cartões utilizados ou nos objetivos da empresa.

Por que e como aproveitar campanhas de milhas aéreas?

Escolher bons programas de fidelidade faz diferença, mas os melhores resultados costumam aparecer quando a empresa acompanha as promoções oferecidas por esses programas. 

As campanhas de milhas aumentam a quantidade de pontos recebidos em determinadas operações e podem elevar o retorno sobre despesas que já estavam previstas no orçamento.

As campanhas mais conhecidas envolvem transferências bonificadas entre bancos e programas de fidelidade. 

Em vez de transferir os pontos assim que eles ficam disponíveis, muitas empresas aguardam uma promoção que ofereça um percentual adicional de milhas. 

Dependendo da campanha, o mesmo saldo pode gerar um volume muito maior de milhas sem qualquer aumento nas despesas.

Também existem ações voltadas para compras em lojas parceiras, contratação de serviços, reservas de hospedagem e aluguel de veículos. 

Cada campanha possui regras próprias, períodos de validade e critérios de participação. Ler o regulamento evita erros que podem comprometer o recebimento da bonificação.

Lembre-se que esse acompanhamento exige organização. Quem conhece o saldo disponível, sabe quando os pontos expiram e acompanha o calendário dos programas consegue decidir o momento mais vantajoso para transferir ou utilizar as milhas. 

Sem essas informações, muitas promoções passam despercebidas ou são aproveitadas fora das condições previstas.

Nem toda campanha merece atenção. Algumas oferecem uma bonificação pequena, enquanto outras exigem custos que reduzem o benefício da operação. 

Antes de participar, vale comparar o ganho adicional com o objetivo definido para as milhas. Essa análise ajuda a concentrar esforços nas oportunidades que realmente aumentam o retorno para a empresa.

Como definir objetivos para utilização das milhas aéreas?

Depois de organizar as despesas, escolher os programas de fidelidade e acompanhar as campanhas, chega o momento de decidir como as milhas serão utilizadas. 

Essa definição evita decisões de última hora e permite que todo o planejamento anterior produza o retorno esperado. A gestão de milhas começa a gerar resultados mais consistentes quando existe um objetivo claro. 

Algumas empresas concentram o saldo para reduzir os custos das viagens corporativas. Outras preferem utilizar as milhas em deslocamentos de equipes comerciais, visitas técnicas ou participação em eventos. 

Também há empresas que direcionam parte do saldo para gerar retorno financeiro, de acordo com sua política interna e seu planejamento.

A escolha depende da realidade de cada negócio. Uma empresa que realiza viagens frequentes pode obter mais vantagem emitindo passagens com milhas. 

Já outra, com menor demanda por deslocamentos, pode encontrar um resultado melhor ao utilizar as milhas em momentos específicos ou em estratégias que preservem o fluxo de caixa.

A estratégia de milhas também precisa considerar o prazo. Utilizar todas as milhas assim que elas são acumuladas nem sempre representa a melhor decisão. 

Em algumas situações, vale aguardar campanhas de emissão, períodos de maior valor das passagens ou necessidades previstas no calendário da empresa.

Definir esses objetivos ainda facilita a avaliação dos resultados. Quando a empresa sabe para onde pretende direcionar as milhas, fica mais simples acompanhar indicadores, ajustar a estratégia ao longo do tempo e verificar se o retorno obtido está alinhado às metas estabelecidas para o negócio.

Quais os benefícios para os sócios e colaboradores?

As milhas acumuladas permitem emitir parte das passagens aéreas utilizadas pela empresa. Com isso, uma parcela do orçamento que seria destinada à compra de passagens aéreas pode permanecer no caixa e ser utilizada em outras prioridades, como:

• Expansão do negócio;
• Contratação de pessoal;
• Investimentos em tecnologia;
• Capacitação da equipe.

Os sócios também ganham mais flexibilidade para participar de reuniões, visitar clientes, acompanhar unidades e representar a empresa em eventos. 

Nas empresas que viajam com frequência, essa disponibilidade reduz a pressão do orçamento sempre que surge a necessidade de um novo deslocamento.

Como o Milhas & Gestão ajuda a estruturar o processo? 

Entender como funciona a gestão de milhas é o primeiro passo. O desafio está em transformar esse conhecimento em um processo que possa ser aplicado de forma consistente na rotina da empresa.

O curso Milhas & Gestão ensina como estruturar essa estratégia utilizando o método FARM, uma metodologia desenvolvida para organizar todas as etapas da gestão de milhas empresariais, desde a escolha dos cartões e programas de fidelidade até o acúmulo, a administração e a utilização das milhas.

Ao longo das aulas, os alunos aprendem a:

• Identificar despesas que podem gerar pontos e milhas;

• Escolher cartões de crédito de acordo com os objetivos da empresa;

• Aproveitar campanhas de compras bonificadas e transferências bonificadas;

• Organizar o controle das milhas para evitar perdas por vencimento;

• Utilizar ferramentas que auxiliam na busca de oportunidades de emissão;

• Compreender aspectos contábeis e fiscais relacionados ao uso das milhas na empresa;

• Definir um plano de ação para aplicar a estratégia de forma estruturada.

O curso reúne videoaulas, materiais de apoio e um método organizado para orientar a implementação da estratégia. 

O conteúdo foi desenvolvido para empresários, gestores e profissionais responsáveis pelas finanças da empresa que desejam aproveitar melhor os gastos realizados no cartão de crédito e transformá-los em viagens ou outras oportunidades de geração de valor.

Os resultados dependem da realidade de cada empresa, do volume de despesas elegíveis e da aplicação das estratégias apresentadas ao longo do curso.

Se você deseja aprofundar esse processo e aprender a aplicar o método FARM na prática, conheça o curso Milhas & Gestão.

Perguntas frequentes sobre gestão de milhas

Milhas aéreas podem gerar retorno financeiro?

Podem. As milhas acumuladas podem reduzir despesas com viagens corporativas e, em determinadas estratégias, também gerar retorno financeiro. O resultado depende da forma como a empresa acumula, administra e utiliza esse patrimônio.

Cartão corporativo ou físico: qual gera mais retorno?

O retorno depende das características do cartão e da forma como ele é utilizado, não do formato. Antes de escolher, compare a pontuação oferecida, os programas de fidelidade parceiros, as regras de transferência, os benefícios disponíveis e o perfil de despesas da empresa. 

Um cartão alinhado à operação costuma gerar mais resultado do que simplesmente optar por uma categoria específica.

Preciso de CNPJ para acumular milhas corporativas? 

Não necessariamente. É possível estruturar uma estratégia de acúmulo com cartões em nome da pessoa física responsável pela empresa, embora cartões corporativos com CNPJ costumam oferecer mais controle sobre as despesas e facilitem a concentração dos gastos. 

Quer saber quantas milhas sua empresa pode acumular com as despesas que já fazem parte da operação? 

Utilize a Calculadora de Milhas do Milhas & Gestão e obtenha uma estimativa baseada na realidade do seu negócio. 

A simulação mostra o potencial de acúmulo e ajuda a planejar uma estratégia mais eficiente para reduzir custos com viagens corporativas.

Conclusão

A gestão de milhas para empresas depende de planejamento, organização e acompanhamento contínuo. 

Concentrar despesas elegíveis, escolher cartões e programas de fidelidade compatíveis com a operação, acompanhar campanhas e definir critérios para utilização das milhas permite aproveitar melhor os recursos da empresa e reduzir parte dos custos com viagens corporativas.

Os resultados variam conforme fatores como o volume de despesas, as formas de pagamento utilizadas, os programas de fidelidade escolhidos e a estratégia adotada para acumular e utilizar as milhas. 

Por isso, conhecer o potencial de acúmulo da empresa é o primeiro passo para construir uma estratégia consistente.